レジのジャーナルとは？種類や保存期間、電子化について徹底解説

レジのジャーナルってなに？

ジャーナルの保存期間は？

このようにお悩みではないでしょうか。

今回の記事では、レジのジャーナルについて解説します。

レジのジャーナルとは？

ここからは、レジのジャーナルについて詳しく解説します。

ジャーナルの概要

ジャーナルとは、POSレジや自動釣銭機などで処理されたすべての取引情報を、時系列で詳細に記録したデータのことです。内容には、取引日時・商品情報・数量・金額・支払い方法・消費税額・レジ担当者などが含まれ、各取引の流れを正確に追跡することができます。売上の整合性を確認したり、不明な点の原因調査やトラブル対応に活用できるため、日々の会計業務において非常に重要な役割を果たします。

また、ジャーナルは単なる取引記録ではなく、売上傾向の分析や在庫管理、仕入れ計画など、経営判断に活かせる「データ資産」としても重視されており、電子化による活用が進んでいます。

ジャーナルとレシートの違い

ジャーナルとレシートはどちらも取引に関する記録ですが、目的と活用対象が異なります。レシートは「お客様に渡す取引の控え」であり、1件ごとの購入内容や金額、支払い方法などをその都度印刷して提供します。一方、ジャーナルは「店舗側の内部記録」であり、すべての取引情報を時系列で蓄積して保存します。

レシートは単発の記録で、取引後に破棄されることが多いですが、ジャーナルは会計チェックや監査、トラブル発生時の確認資料として長期保管され、売上の裏付けデータとしての役割を担います。つまり、ジャーナルは店舗運営や法的対応にも関わる重要な管理データなのです。

ジャーナルの保存期間

レジのジャーナルは、税務上の帳簿書類に該当することから、原則として「7年間」の保存が義務づけられています。この保存期間は、その事業年度の確定申告期限の翌日から起算されるため、例えば2024年分の取引に関するジャーナルは、2025年3月16日から7年間、つまり2032年3月15日まで保存する必要があります。

紙で保存する場合は保管スペースや劣化の問題があるため、現在では電子ジャーナルとしてデジタル管理するケースが主流です。ただし、電子データとして保存する場合でも、電子帳簿保存法に則った保存形式や検索性の確保が求められるため、適切な管理体制を整えることが重要です。

ジャーナルに記載されている内容

ここからは、ジャーナルに記載されている内容についてご紹介します。

当日の総売上データ

ジャーナルには、当日にレジを通じて処理された全取引の合計金額、すなわち「当日の総売上データ」が記録されます。このデータには、現金・クレジットカード・電子マネーなどすべての支払方法による売上の総額が集計されており、営業終了後のレジ締めや日報作成の基礎資料として使用されます。

店舗全体の売上状況を一目で把握できるため、日々の業績管理や売上の異常値確認にも役立ちます。また、月別・週別・日別での売上推移を比較する際にも、ジャーナルの総売上データは経営判断に欠かせない指標となります。

商品別の売上データ

ジャーナルには、販売された商品ごとの売上データも詳細に記録されます。各商品の品名、単価、販売数、合計金額などが含まれており、「どの商品が何点、いくらで売れたか」を正確に把握できます。この情報は売れ筋商品の特定や在庫管理、仕入れ計画の調整に直結します。

たとえば、特定の商品が特定の曜日や時間帯に多く売れている傾向が見られる場合、販売促進や陳列の最適化に活用できます。また、キャンペーンや割引施策の効果測定にも利用できるため、販売戦略を立てるうえで非常に重要なデータです。

支払方法別の売上データ

ジャーナルでは、取引ごとの支払い方法も明確に記録されており、現金・クレジットカード・QRコード決済・電子マネーなど、各支払手段別の売上金額が集計されます。これにより、どの支払い方法が最も利用されているかを把握することができ、決済手数料の管理やキャッシュレス化の進捗確認などに役立ちます。

また、日々の入金管理や会計処理、さらには決済手段ごとのキャンペーン効果の分析にも活用可能です。支払方法別に売上を可視化することで、顧客ニーズに即したサービス向上や経費の最適化にもつながります。

取引日時

ジャーナルには、すべての取引における「取引日時」が正確に記録されます。具体的には、取引が発生した年月日と時間（時分秒単位まで）が記載され、時系列での追跡が可能です。これにより、ピークタイムや閑散時間帯の特定ができ、スタッフのシフト調整や販売戦略の検討材料として活用できます。

また、返品処理やクレーム対応時にも「いつどのような取引が行われたか」を迅速に確認できるため、トラブル解決の証拠としても機能します。営業活動の透明性を確保するうえで、取引日時の記録は非常に重要な要素です。

商品の販売履歴

商品ごとの販売履歴は、ジャーナルの中でも特に重要な情報の一つです。どの商品が、何時に、どのレジで、どのスタッフによって販売されたのかといった詳細な履歴が記録されます。これにより、特定商品の売上動向や販売タイミング、キャンペーンの反響などを精密に把握することが可能になります。

また、誤販売や在庫ずれの原因調査、クレーム発生時の確認にも活用されるため、日々の業務精度向上に欠かせません。さらに、販売履歴を分析することで、季節変動や時間帯別の需要にも対応したマーケティング戦略を展開できます。

レジのジャーナルの種類

ここでは、レジのジャーナルの種類についてご紹介します。

紙のジャーナル

紙のジャーナルは、取引ごとの記録を感熱紙やロール紙に印字して保存する従来型の方式です。POSレジやレジスターに内蔵されたプリンターが、販売内容や日時、金額、支払方法などをリアルタイムで印字し、巻き取りながら保管します。

紙ジャーナルの特徴は、データを視覚的にすぐ確認できる点ですが、保存期間中の保管スペースが必要で、量が増えると管理が煩雑になります。また、湿気や光で印字が薄れる、劣化する、紙が破れるといったリスクもあり、長期保存には不向きです。特定の取引を探すには手作業で確認が必要なため、業務効率の面でも課題があり、近年は電子化への移行が進んでいます。

電子ジャーナル

電子ジャーナルは、レジの取引記録をデジタルデータとして保存する方式で、現在主流となっている記録方法です。取引内容は日時、商品情報、金額、支払方法、担当者情報などがすべて時系列で記録され、レジ端末のメモリやクラウド上に保存されます。

紙と違って保管スペースが不要で、劣化や紛失のリスクもなく、長期間にわたって正確にデータを保管できます。また、キーワードや期間指定で検索ができるため、特定の取引を素早く抽出でき、業務効率が大幅に向上します。電子帳簿保存法の要件を満たす運用であれば、税務調査や監査にも正式な帳簿として対応可能です。信頼性・効率性の両面から、多くの企業で導入が進んでいます。

ジャーナルの活用方法

ここでは、レジのジャーナルの活用方法についてご紹介します。

売上データの記録と管理

ジャーナルは、レジで行われたすべての取引を詳細に記録するため、正確な売上データの管理に不可欠なツールです。取引ごとの日時、商品名、金額、支払い方法、担当者などが時系列で保存されることで、売上に関するあらゆる情報を網羅的に把握できます。

このため、レジ締め時の金額チェックや不一致発生時の原因究明がスムーズに行えます。また、返金処理やクレーム対応の際にも、該当取引を証拠として確認できるため、トラブル回避や信頼性の確保にも役立ちます。紙のジャーナルでは確認作業が手間となりますが、電子ジャーナルであれば検索機能を使って瞬時に必要なデータを呼び出せるため、管理効率も格段に向上します。

売上傾向の分析

ジャーナルに蓄積された取引データは、売上傾向を分析する上で非常に有効な情報源となります。曜日別や時間帯別の売上データを抽出すれば、ピークタイムや閑散時間を把握でき、スタッフのシフト調整や営業時間の最適化に活用可能です。また、商品ごとの販売履歴を分析することで、売れ筋商品や季節による需要の変化を捉えることができ、仕入れや在庫管理にも活かせます。

さらに、キャンペーン前後の売上推移を比較することで、販促施策の効果測定も可能となり、今後のマーケティング戦略にもつながります。ジャーナルは単なる記録ではなく、データ分析に基づく改善と成長を支える経営の武器といえる存在です。

2024年1月1日から電子取引のデータ保存が完全義務化

ここでは、電子取引のデータ保存が義務化されたことについて解説します。

電子取引には電子ジャーナルの保存が義務化

2024年1月1日以降、電子取引で発生する取引データ（オンライン注文や電子請求書など）は、すべて電子データとして保存することが法律で義務化されました。これに伴い、POSレジなどでの電子ジャーナルも含まれ、取引日時や商品内容、金額、支払い方法などをデータ形式で保存する必要があります。

紙に出力してスキャン保存する代替手段は認められず、信頼性を担保できる電子フォーマット（例：CSV、XML、JSON）での保存が求められます。さらに、検索や出力、改ざん防止の仕組みが整っていることが要件となっているため、対応するPOSレジや会計ソフトの導入が必須です。

電子化による税務署への申請は不要

電子取引データの保存義務化に伴い「電子帳簿保存法」の適用範囲が拡大されましたが、電子取引データを対象とする場合、その導入にあたって税務署への事前申請は原則不要です。すでに法改正により施行された部分であり、2024年1月1日以降の電子取引分については、自動的に保存義務が発生します。

ただし、保存の具体的な要件（検索機能、訂正履歴、タイムスタンプなど）を満たす必要がある点には注意が必要です。制度に合致した運用を行っていれば、自社での利用開始手続きは不要です。

電子取引以外であれば紙での保存も可能

義務化の対象はあくまで「電子取引」によって発生した取引データに限られます。たとえば、対面販売や紙の請求書で取引した分については、従来どおり紙による保存が認められています。

つまり、紙レシートや帳簿に記録された売上・支払情報は、引き続き紙媒体で保存可能です。ただし、紙と電子の両方を用いて全体の取引を管理する場合、それぞれ保存方法や保存期間が異なるため混在に注意が必要です。電子取引分は電子保存、紙取引分は紙保存と明確に分け、運用ルールを整えることが求められます。

ジャーナルを電子データで保管するメリット

ここでは、レジのジャーナルを電子データで保管するメリットについてご紹介します。

コストを削減できる

ジャーナルを電子データで保管することで、用紙代や印刷費、保存用のキャビネット・棚といった物理的コストを大幅に削減できます。紙ジャーナルは日々の取引件数が多いほど膨大な量になり、長期保存が求められるため、保管スペースの確保や管理コストがかかります。

これに対し、電子ジャーナルはサーバーやクラウド上でデータ管理ができ、保管スペースが不要です。また、検索・確認作業にかかる人件費も抑えられるため、店舗運営全体の効率化とコストダウンに直結します。特に複数店舗を展開している場合は、効果がより顕著に現れます。

必要な情報を探しやすくなる

電子ジャーナルは、検索機能を使って特定の取引日時、商品、金額、担当者などをキーワードで瞬時に抽出できるため、必要な情報を探す手間が大幅に省けます。紙のジャーナルでは、膨大な印字記録の中から目的の取引を手作業で探さなければならず、時間も労力もかかります。

電子データなら期間指定や条件検索が可能なため、トラブル発生時の確認作業や売上照合、監査対応などの業務もスピーディーに対応できます。効率的な業務運用やミスの早期発見にも貢献する点で、情報の探しやすさは大きなメリットです。

紛失リスクが軽減する

紙ジャーナルは物理的な管理が必要なうえ、破損・劣化・水濡れ・火災・紛失といったリスクが常に伴います。一方、電子ジャーナルはクラウドや外部サーバーに保管することで、そうした物理的損失のリスクを大きく軽減できます。

さらに、定期的なバックアップ体制を整えることで、万が一のシステムトラブルや操作ミスに対しても迅速な復旧が可能になります。法定保存期間である7年間以上の長期保存にも適しており、安全性と信頼性の高い記録管理が実現します。セキュリティ対策を施した電子保管は、安心して業務を進めるための重要な基盤です。

効果的なマーケティングへの活用ができる

電子ジャーナルは、単なる売上記録にとどまらず、マーケティング分析に活用できる有力なデータ資源でもあります。たとえば、時間帯・曜日別の売上動向や商品別の販売数、支払い方法の傾向などを分析することで、販促のタイミングやターゲット設定を最適化できます。

また、キャンペーン前後の数値比較やリピーター傾向の把握などにも応用可能で、的確な販促戦略の立案に役立ちます。紙では困難だった細かなデータ抽出や可視化も、電子化により簡単に実施できるため、マーケティングの精度向上と売上拡大に直結します。

電子ジャーナルの利用にはPOSレジがおすすめ

電子ジャーナルの活用には、対応するPOSレジの導入がおすすめです。POSレジは、商品情報や会計処理をデジタルで管理できるため、すべての取引データが自動で電子ジャーナルとして保存されます。

これにより、紙ジャーナルに比べて保管・検索が圧倒的に効率化され、税務調査やトラブル対応にも迅速に対応可能です。また、POSレジは法令に準拠した形式でデータを保存できるため、電子帳簿保存法にも対応しやすくなります。売上の記録を単なる保管にとどめず、データ分析や業務改善に活用するためにも、電子ジャーナルとPOSレジの連携は非常に有効な組み合わせといえます。

POSレジを導入するメリット

ここでは、POSレジを導入するメリットについてご紹介します。

会計業務を効率化できる

POSレジは、商品情報を事前に登録しておけば、スキャンやボタン操作のみで会計が完了するため、会計業務の大幅な効率化が可能です。金額の手入力が不要となり、計算ミスや入力間違いといったヒューマンエラーも防げます。

また、割引やクーポンの適用、複数決済の処理なども自動化されるため、レジ操作のスピードが向上し、混雑時でもスムーズな対応が可能です。結果として、スタッフの負担軽減と顧客の待ち時間短縮につながり、全体の業務効率と接客品質の両立を実現します。特に人手不足や業務の平準化を目指す店舗にとって、POSレジの導入は強力なサポートになります。

レジ締め作業が大幅に効率化される

POSレジを導入すると、営業終了時のレジ締め作業も自動化され、業務負担が大幅に軽減されます。通常は現金の手集計や伝票照合に多くの時間がかかりますが、POSレジでは売上・入金・支払方法ごとの金額がリアルタイムで記録されており、ワンタッチで日報や精算レポートを出力可能です。

さらに、誤差のある箇所も明確に表示されるため、差額チェックや原因特定もスピーディーに行えます。スタッフのミスを防ぐだけでなく、締め作業の時間短縮によって、退勤時間の短縮や人件費の削減にもつながるため、店舗運営の効率向上に大きく貢献します。

クレジットや電子マネーなど多様な決済に対応できる

POSレジは、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済など、多様なキャッシュレス決済に対応している機種が多く、現代の消費者ニーズに応えることができます。支払方法を選べることは、顧客満足度の向上に直結し、来店率やリピート率の増加にもつながります。

また、各決済方法の売上が自動で集計・記録されるため、会計処理や売上分析も効率化されます。さらに、キャッシュレス比率の確認や手数料の管理にも便利です。複数の決済手段をスマートに管理できるPOSレジは、幅広い顧客層に対応し、競合店舗との差別化を図るうえでも有効なツールです。

商品別・時間帯別の売上分析が可能

POSレジは、すべての取引データを自動で記録するため、商品別・時間帯別・曜日別といった詳細な売上分析が簡単に行えます。これにより、「どの商品がいつ売れているのか」「混雑する時間帯はいつか」などの傾向を把握でき、販売戦略やスタッフ配置、仕入れ計画に活用できます。

キャンペーンの効果検証や季節ごとの売れ筋商品分析も容易になり、販促の精度も向上します。紙のレジ記録では困難だった高度なデータ分析を、POSレジならリアルタイムかつ正確に実行できるため、売上拡大と経営判断の迅速化に貢献します。

在庫管理や顧客管理などと連携できる

POSレジは、単なる会計ツールにとどまらず、在庫管理や顧客管理と連携できる機能を備えている点が大きな強みです。売上と同時に在庫を自動で減算したり、在庫が一定数を下回った際にアラートを出すなど、在庫管理の効率化が図れます。

また、顧客情報を登録すれば、購入履歴に基づいたおすすめ商品の提案や、誕生日クーポンなどの販促施策も実施可能です。顧客満足度の向上とリピーター獲得につながるこれらの機能は、業務のデジタル化とマーケティング強化の両面で大きな効果をもたらします。

電子帳簿保存法対応のおすすめPOSレジ3選

ここからは、おすすめのPOSレジについて解説します。

スマレジ【おすすめNo.1】

スマレジは、高機能かつ使いやすいクラウド型POSレジで、電子帳簿保存法への対応も充実しており、法的要件を満たしたデータ保存・出力が可能です。取引データはクラウド上で自動保存され、検索機能や修正履歴管理も搭載しているため、法改正にもスムーズに対応できます。

価格は「スタンダード」プランが0円から利用可能で、「プレミアム（5,500円/月）」や「プレミアム プラス（8,800円/月）」では在庫管理や売上分析などの高度な機能が利用可能。業種を問わず幅広い店舗に対応し、導入実績も豊富で信頼性が高い点から、電子帳簿保存法対応POSレジとして最もおすすめできるサービスです。

価格・費用
・スタンダード：0円　
・プレミアム：5,500円/月　
・プレミアム プラス：8,800円/月

CASHIER POS

CASHIER POSは、コストを抑えながらもしっかりと電子帳簿保存法に対応できるクラウド型POSレジです。すべての取引情報がクラウド上に記録・保存され、検索・出力機能も備えているため、法令遵守の運用が可能です。

価格は「スタータープラン」が無料から利用可能で、「プロフェッショナルプラン（月額4,400円）」では在庫管理や会員管理、さらに「モバイルオーダープラン（月額3,000円）」では非接触注文にも対応できます。小規模店舗から中規模業態まで柔軟に対応できる料金体系と、分かりやすいUIが特徴で、初めてPOSレジを導入する事業者にも扱いやすい点が魅力です。

価格・プラン
・スタータープラン　無料
・プロフェッショナルプラン　月額4,400円
・モバイルオーダープラン　月額3,000円

POS+ selfregi【サポートが手厚い】

POS+（ポスタス）selfregiは、セルフレジ機能を備えた高機能POSレジで、電子帳簿保存法にも対応しています。売上データや取引記録をクラウド上で安全に保存し、検索・帳簿出力・修正履歴の保持といった法的要件もクリアしており、税務対応にも安心です。

価格は月額14,000円〜とやや高めですが、その分サポート体制が非常に手厚く、導入時の初期設定から運用サポート、トラブル対応まで専任の担当者がしっかり対応してくれます。飲食・小売・サービス業など幅広い業種に対応しており、無人会計・省人化を実現したい事業者にも最適な選択肢です。

価格・プラン
14,000円~/月

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