病院・クリニックの受付を自動化する方法は？おすすめサービスを解説

新規患者の獲得に悩んでいる

他院との差別化がうまくいかない

そのようなお悩みはありませんか。病院・クリニックの受付を自動化することは、患者の利便性を高めるだけでなく、スタッフの業務効率化や経営改善にもつながります。

今回の記事では、受付自動化の具体的な方法や導入のメリット、さらにおすすめのサービスについて詳しく解説します。

導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

病院・クリニック受付自動化の種類

病院やクリニックの受付自動化には大きく分けて2つの方法があります。来院時の受付を効率化する「自動受付機」と、事前に予約を管理できる「自動WEB予約システム」です。

自動受付機による自動化

自動受付機は、患者が来院時に診察券や保険証をかざすだけで受付が完了するシステムです。受付スタッフを介さずスムーズに手続きできるため、待ち時間短縮や窓口の混雑緩和に効果的です。診療科や担当医ごとに振り分けが可能で、外来患者数が多い大規模病院でも効率的な運用が実現できます。

さらに、再来受付や会計処理と連携できるタイプもあり、受付から診療・会計までの流れを一気通貫で自動化できるのが特徴です。導入には初期費用がかかるものの、長期的には業務効率化や人件費削減につながる有効な方法です。

自動WEB予約システムによる自動化

自動WEB予約システムは、患者がパソコンやスマートフォンから診療予約を行える仕組みで、来院前に受付業務を分散させる効果があります。電話予約に比べて患者の利便性が高く、24時間いつでも予約できるため新規患者獲得にも有効です。さらに、電子カルテや診察スケジュールと連携することで、ダブルブッキングの防止やキャンセル管理の効率化も可能になります。

リマインド通知機能を搭載したシステムなら、無断キャンセルの削減にも役立ちます。比較的低コストで導入できるケースが多いため、規模の小さいクリニックでも取り入れやすい方法です。

病院・クリニック向け自動受付機・予約システムの価格は？

病院やクリニックで導入が進む自動受付機やWEB予約システムは、利便性や効率化の効果が大きい一方で、費用面も重要な判断材料です。

ここではそれぞれの相場を解説します。

自動受付機の費用相場

自動受付機の導入費用は、機器本体・設置工事・保守サービスを含めて100万円〜300万円程度が一般的です。シンプルな再来受付機なら比較的安価で導入できますが、診察券・保険証の読み取りや会計機能と連動するタイプは高額になります。

また、定期的な保守点検やソフトウェア更新が必要となるため、月額数万円程度のランニングコストがかかるのが一般的です。大規模病院向けの多機能モデルは500万円を超えることもありますが、受付業務の効率化や人件費削減を考慮すれば投資効果は十分に期待できます。

自動WEB予約システムの費用相場

自動WEB予約システムはクラウド型が主流で、初期費用は0円〜10万円程度、月額費用は1万円〜3万円程度が相場です。小規模クリニックでも導入しやすい料金設定となっており、機能に応じて価格が変動します。

たとえば、リマインド通知や電子カルテ連携、オンライン診療機能を含む場合は月額5万円以上になるケースもあります。一方で、EPARKなど集患力の高いサービスは掲載料が発生することもあるため注意が必要です。比較的低コストで始められ、短期間で運用効果を実感しやすいのが特徴といえるでしょう。

病院・クリニック自動受付機・システムの選び方

病院やクリニックに自動受付機や予約システムを導入する際は、利便性やコストだけでなく、患者層や運用体制に合っているかを確認することが大切です。

ここでは選び方のポイントを解説します。

患者の年齢層や利用シーンに合うか

自動受付機や予約システムは、患者の年齢層や利用シーンを考慮して選ぶことが重要です。高齢者の利用が多いクリニックでは、画面表示が大きく、操作が簡単な機器を選ぶと安心して利用してもらえます。

一方で、若年層や子育て世代を対象とする医院では、スマホから簡単に予約できるWEB予約システムが適しています。また、診療内容によっては初診・再診の切り分けや検査予約に対応できるかも大切な要素です。利用者層をしっかり見極めてシステムを選ぶことで、患者満足度の向上と業務効率化の両立が可能になります。

保険証・診察券対応の有無を確認する

受付の自動化をスムーズに進めるためには、保険証や診察券を読み取れる機能を備えているかどうかを確認することが欠かせません。これらに対応していれば、受付業務を大幅に省力化できるだけでなく、患者自身が簡単に手続きできるため、窓口の混雑緩和にも効果的です。

さらに、マイナンバーカードによるオンライン資格確認との連携が可能なシステムを導入すれば、将来的な医療DXへの対応にもつながります。医療機関の規模や診療内容に応じて必要な読み取り機能を検討し、過不足のないシステムを選ぶことが重要です。

電子カルテや予約システムとの連携可否を確認する

自動受付機や予約システムを導入する際には、既存の電子カルテや診療予約システムとの連携ができるかどうかを必ず確認する必要があります。連携機能があれば、受付データが自動的にカルテへ反映され、診察準備が効率的に進みます。また、予約システムと一体化していれば、ダブルブッキングの防止やキャンセル管理も容易になります。

逆に連携できない場合は、スタッフが手作業でデータを移す手間が発生し、業務効率化の効果が半減してしまいます。導入前にシステムの互換性を確認し、スムーズな運用ができるかを見極めましょう。

サポート体制や保守費用の確認

導入後の運用を安定させるためには、メーカーやベンダーのサポート体制が整っているかも重要なポイントです。特に受付機やシステムは患者対応に直結するため、万が一のトラブル時に迅速に対応できる体制があるかを確認する必要があります。

さらに、定期的なソフトウェア更新や保守点検の費用も見逃せません。サポートが充実していれば導入後の不安を軽減でき、長期的に安心して利用できます。価格だけで判断するのではなく、トラブル対応やアフターサービスまで含めた総合的なコストパフォーマンスを考慮して選ぶことが大切です。

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病院・クリニックにおすすめの自動受付機5選

病院やクリニックの受付業務を効率化するために、自動受付機の導入は有効な手段です。

ここでは、信頼性が高く医療機関での導入実績も豊富なおすすめの自動受付機5選を紹介します。

スマレジforMedical

スマレジforMedicalは、POSレジの強みを活かした医療機関向けの受付・会計システムです。再来受付や診察券の読み取りはもちろん、会計処理までシームレスに行える点が特徴です。クラウド型のシステムのため、電子カルテや予約管理システムとも柔軟に連携でき、院内の業務効率化に直結します。

また、端末はコンパクトで設置スペースを取らないため、小規模クリニックでも導入しやすいのが魅力です。さらに、会計業務と連動させることで患者の待ち時間を減らし、スタッフの負担軽減と患者満足度の向上を同時に実現できる点も高く評価されています。

価格・プラン
100万円〜150万円

クリニックキオスク

クリニックキオスクは、医療機関専用に設計された自動受付機で、直感的に操作できるシンプルな画面構成が特徴です。患者は診察券や保険証をかざすだけで受付が完了し、受付番号票を受け取ることができます。

高齢者や初めて利用する患者でも迷わず操作できる設計になっており、幅広い年齢層に対応可能です。さらに、電子カルテや予約システムとの連携により、受付から診察までの流れをスムーズに管理できます。導入コストは比較的リーズナブルで、コストパフォーマンスに優れている点も魅力です。

価格・プラン
200万円〜

ノモカスタンド

ノモカスタンドは、クリニックの受付・会計を効率化する多機能型の自動受付機です。保険証や診察券の読み取りに対応し、再来受付はもちろん、会計業務との連携機能も備えています。キャッシュレス決済に対応しているため、受付から支払いまでを完全に自動化できる点が大きな強みです。

クラウド連携により、予約情報や診療データをリアルタイムで管理できるため、医療機関全体の運営効率を大幅に向上させます。デザインもシンプルで設置しやすく、患者にとっても操作が分かりやすい点が評価されています。

価格・プラン
200万円〜

アルメックス（ALMEX）

アルメックスは、医療機関向け自動精算機・受付機の大手メーカーで、全国の病院やクリニックで幅広く採用されています。再来受付はもちろん、会計処理や領収書発行まで対応可能なオールインワンモデルが多く、受付業務の大幅な効率化を実現します。

堅牢性の高い設計で長期間の利用にも耐え、サポート体制も充実しているため安心して導入できます。導入費用は高めですが、その分機能性や安定性に優れており、中規模から大規模な医療機関に特におすすめです。

価格・プラン
300万円〜

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グローリー（GLORY）

グローリーは金融機関や商業施設でも利用される精算機メーカーであり、医療機関向けの自動受付機・精算機も高い評価を得ています。強みは現金処理の正確性とスピードで、混雑しやすい病院の受付業務を効率的に進められます。

再来受付機能に加え、会計業務や釣銭機能を一体化したモデルも提供されており、患者がスムーズに手続きを完了できる点が魅力です。セキュリティ面でも信頼性が高く、現金管理に不安を抱える医療機関にとって大きな導入メリットがあります。

価格・プラン
要お問い合わせ

病院・クリニックにおすすめの自動WEB予約システム3選

ここからは、おすすめのWEB予約システムをご紹介します。

スマレジ 予約管理

スマレジの予約管理機能は、POSシステムと連動して顧客情報や来店履歴を一元管理できる点が強みです。飲食店やクリニック、美容室など幅広い業種で利用されており、予約状況をリアルタイムで把握できるため、ダブルブッキングの防止やスケジュール調整が容易になります。

さらに、顧客ごとの予約履歴を分析することで、リピーター施策やキャンペーンにも活用可能です。スマホやタブレットからも確認・操作できるため、外出先でも予約状況を管理でき、業務効率化と顧客満足度の向上に直結します。

価格・費用
・スタンダード：0円　
・プレミアム：5,500円/月　
・プレミアム プラス：8,800円/月

ドクターキューブ（Doctor Cube）

ドクターキューブは、病院・クリニックの予約管理を効率化するために特化したWEB予約システムです。診療科や医師ごとに細かい予約枠を設定できるため、外来・専門診療・検査など幅広いニーズに対応可能です。また、電子カルテや診療報酬システムとの連携機能が充実しており、受付から診察までの業務をスムーズに進められるのが強みです。

さらに、複数医院を展開する医療法人でも一括管理が可能で、経営全体の効率化にも貢献します。予約時に問診票を入力できる機能もあり、事前に患者情報を把握できるため診察の効率化にもつながります。導入実績も豊富で、大規模な病院から中小クリニックまで幅広く採用されており、信頼性の高いシステムといえます。

価格・プラン
要お問い合わせ

デジスマ診療

デジスマ診療は、スマホアプリを活用して予約・問診・決済までを一括で完結できる次世代型のWEB予約システムです。患者はアプリから診療日時を選択するだけで予約ができ、さらに事前に問診票を入力することで診察時間の短縮が可能になります。クレジットカード情報を登録しておけば、診察後の会計もキャッシュレスで自動決済できるため、受付業務の負担軽減にも大きく貢献します。

また、オンライン診療にも対応しており、予約から診察・決済までをシームレスに実現できる点は、コロナ禍以降の医療現場で非常に重宝されています。患者側の利便性が高く、リピート率の向上にもつながるため、効率的に診療を運営したいクリニックにおすすめです。

病院・クリニック受付自動化をコストを抑えて導入する方法

自動受付機や予約システムは便利ですが、導入コストの高さが課題となります。

ここでは、リース・サブスク・補助金活用といった費用を抑える具体的な方法を解説します。

リースを活用する

自動受付機を一括購入すると100万円以上の初期費用が発生するケースも多く、導入のハードルが高くなりがちです。そこで有効なのがリース契約の活用です。リースなら機器を分割払いで利用でき、初期投資を大幅に軽減できます。

毎月の支出として計画的に管理できるため、資金繰りにも優れています。また、リース契約には保守やメンテナンスが含まれる場合もあり、突発的な修理費用のリスクを抑えられるのもメリットです。長期的に導入を検討している医療機関にとって、リースは安定した運用を実現する賢い選択肢です。

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サブスク型のサービスを選ぶ

クラウド型の予約システムや簡易的な受付端末は、サブスク型の月額サービスとして提供されるケースが増えています。サブスク型を選べば、初期費用を抑えつつ、毎月1万〜3万円程度の定額料金で導入できるため、クリニックの規模に合わせた柔軟な利用が可能です。

機能追加やアップデートもサービス提供側が行うため、常に最新の状態で利用できるのも強みです。また、導入期間に縛りがないプランもあり、テスト的に導入して効果を確認したい場合にも適しています。小規模クリニックや新規開業時には特に有効な方法といえるでしょう。

補助金を活用する

病院やクリニックの受付自動化は、国や自治体の補助金制度を活用することで導入費用を大きく抑えることができます。代表的なものにIT導入補助金や業務改善助成金、小規模事業者持続化補助金などがあり、受付システムや予約管理システムが対象となるケースも多いです。

補助率は2分の1から3分の2程度が一般的で、数十万円〜数百万円規模の支援を受けられる可能性があります。申請には事業計画や見積書の提出が必要ですが、専門家やベンダーがサポートしてくれる場合もあります。補助金をうまく利用すれば、導入コストを最小限に抑えつつ効率的な自動化を実現できます。

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病院・クリニック受付自動化に利用できる補助金

病院やクリニックで受付自動化を導入する際は、補助金を活用することで初期費用やランニングコストを大幅に削減できます。

ここでは代表的な4つの補助金制度を紹介します。

IT導入補助金

IT導入補助金は、中小規模の病院やクリニックでも利用しやすい代表的な制度です。予約システムや自動受付機といったITツールの導入費用が対象となり、補助率は最大3分の2、補助額は数十万円から最大450万円程度が支給されるケースがあります。電子カルテや予約システムとの連携を強化できるため、受付自動化の導入を検討する医療機関にとって非常に有効です。申請には、IT導入支援事業者の協力が必要となりますが、サポート体制が整っているため安心して進められます。

業務改善助成金

業務改善助成金は、職場環境の改善や業務効率化を目的とした制度で、病院やクリニックでも受付業務の自動化に活用できます。例えば、自動受付機の設置やスタッフの業務負担軽減につながるシステム導入が対象です。助成額は最大で600万円程度、補助率は3分の2までが支給される可能性があります。スタッフの負担を減らし、労働環境を改善することが目的に含まれているため、人材不足に悩む医療機関に特に適した制度です。

医療機関向けDX推進補助金

近年注目されているのが、医療機関のデジタルトランスフォーメーション（DX）を支援する補助金です。受付の自動化やオンライン資格確認、電子カルテとの連携システム導入などが対象となり、医療現場のデジタル化を後押しします。自治体や国の施策として設けられるケースが多く、補助額や補助率は地域や年度によって異なります。最新の公募要項を確認しながら申請する必要がありますが、受付自動化を進めたい医療機関にとっては最も実用的な支援策の一つです。

小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金は、スタッフ数が少ないクリニックや医院でも利用しやすい制度です。受付自動化による業務効率化や患者サービス向上の取り組みが対象となり、補助率は最大3分の2、補助額は50万円〜200万円程度が支給されます。比較的申請がしやすく、個人経営のクリニックでも導入可能なのが大きなメリットです。申請には事業計画書の提出が必要ですが、商工会議所などのサポートも受けられるため、初めて補助金を活用する医療機関にもおすすめです。

病院・クリニック受付自動化のメリット

病院やクリニックで受付自動化を導入することで、業務効率化や人件費削減に加え、患者サービスの向上にもつながります。

ここでは代表的なメリットを4つの視点から解説します。

待ち時間の短縮と業務効率化ができる

自動受付機やWEB予約システムを導入することで、受付や会計にかかる手続きをスムーズに進められます。従来は窓口での手入力やスタッフ対応に時間がかかっていた部分を自動化することで、患者の待ち時間を大幅に短縮できます。また、予約システムと連携すれば来院前に受付情報を管理でき、当日の流れも効率化されます。診察の進行がスムーズになれば、全体の診療スケジュールが整い、患者満足度も自然と高まります。結果として、医療機関の信頼性向上にも寄与します。

スタッフの負担軽減と人件費削減ができる

受付業務や会計処理を自動化すれば、スタッフが一人ひとりの患者対応に追われる時間が減り、業務負担を軽減できます。これにより、少人数体制でも安定した運営が可能になり、人件費の削減効果も期待できます。特に中小規模のクリニックでは、限られた人員で効率的に診療を回すことが課題となるため、自動化は大きな助けとなります。さらに、事務作業から解放されたスタッフは患者対応や診療サポートに集中でき、サービス品質の向上にもつながります。

患者満足度の向上に繋がる

自動化は、患者にとって「待たされない」「手間がかからない」という安心感を提供します。受付や会計での混雑が緩和されれば、患者は快適に通院でき、ストレスが軽減されます。また、クレジットカードやキャッシュレス決済に対応する自動受付機を導入すれば、支払いの利便性も高まり、より良いサービス体験を提供できます。こうした取り組みは患者の信頼感を高め、再来院や口コミによる新規患者獲得にもつながります。結果として、医療機関の競争力強化に直結します。

会計・受付データの精度向上が可能

受付や会計をシステム化すると、データが自動で記録されるため、人為的な入力ミスを大幅に減らすことができます。患者情報や診療履歴が正確に管理されれば、診察準備や会計処理の効率化だけでなく、経営分析や患者動向の把握にも役立ちます。また、クラウド型システムならリアルタイムでデータを確認でき、複数拠点を運営する医療法人でも一括管理が可能です。正確性と効率性の両面でメリットがあるため、医療の質と安全性の向上にもつながります。

病院・クリニック受付自動化のデメリット

受付自動化は効率化や利便性を高める一方で、導入・運用に伴う課題も存在します。

ここでは病院やクリニックが直面しやすい代表的なデメリットについて解説します。

初期費用・維持費がかかる

自動受付機は本体価格だけで100万円以上かかることも珍しくなく、さらに設置工事やソフトウェア導入費用も必要です。導入後も定期的な保守点検やシステム更新の費用が発生し、月額数万円程度のランニングコストがかかるケースが多いです。小規模クリニックにとっては大きな負担となる場合があり、投資回収に時間を要する可能性があります。費用対効果をしっかり試算し、リースや補助金を活用するなど工夫が求められます。

高齢患者の操作サポートが必要

自動受付機やWEB予約システムは便利ですが、高齢患者にとっては操作が難しいと感じることがあります。タッチパネルの文字が小さい、操作手順が分かりにくいといった理由で戸惑うケースも少なくありません。そのため、導入初期はスタッフがそばで操作方法をサポートする必要があり、かえって一時的に業務負担が増えることもあります。高齢患者が安心して利用できるよう、画面設計や操作性に配慮した機種を選ぶことが大切です。

導入・運用にスタッフ教育が必要

自動受付機や予約システムを効果的に活用するためには、スタッフが正しく運用方法を理解する必要があります。新しいシステムに慣れるまでは時間がかかり、操作トレーニングやマニュアル作成といった教育コストが発生します。また、トラブル発生時に即座に対応できるよう、基本的な操作や復旧方法を身につけておく必要があります。スタッフ教育を怠るとシステムが活かされず、むしろ混乱を招く恐れがあるため、導入時の研修計画が重要です。

ネットワークやシステム障害リスクがある

自動受付機やクラウド型予約システムはネットワーク環境に依存しているため、通信障害やシステムトラブルが発生すると利用できなくなるリスクがあります。受付が一時停止すると患者対応が滞り、混雑や不満の原因になる可能性があります。万が一に備えて、オフラインでも利用できる機能や、障害時に即対応できるサポート体制を持つベンダーを選ぶことが欠かせません。安定した運用には、システム選びと運用体制の両面で対策を講じる必要があります。

まとめ

病院・クリニックの受付自動化は、待ち時間の短縮や業務効率化、スタッフ負担の軽減、患者満足度向上など多くのメリットがあります。一方で、初期費用や維持費が高額になることや、高齢患者へのサポート、スタッフ教育の必要性、システム障害リスクといったデメリットも存在します。

導入の際は、自院の患者層や規模に合った機器やシステムを選び、リースやサブスク、補助金を活用することでコストを抑えることが可能です。効率化と利便性を両立させる工夫が成功の鍵となります。